ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

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Wie so viele Branchen steht der Großhandel vor der Herausforderung der digitalen Wirtschaftswelt. Dabei wird ein besonders wichtiger Faktor sein, wie Großhändler jetzt und vor allem in Zukunft auf den unterschiedlichsten Kanälen mit ihren Kunden und Partnern kommunizieren und kooperieren, wie sie ihre Unternehmen organisieren und ihre Geschäftsprozesse strukturieren – sowohl unternehmensintern als auch mit Bezug auf ihre Verbindungen nach außen. Was können moderne ERP-Systeme leisten und welche Anforderungen müssen Großhändler bei der Auswahl der richtigen Lösung beachten?

Im Interview mit Thomas Groß, Geschäftsführer von MDIS Consulting und der Evidanza AG, verrät der Großhandelsexperte, warum er von modernen Cloud-ERP-Lösungen für den Großhandel überzeugt ist und wie sie helfen, zukünftige Trends und Herausforderungen abzubilden.

ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

Themenwoche Spezial: Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen mit Gastredakteur Carsten Schröder

Welche Unternehmenslösung passt zu mir – heute und in Zukunft? Bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung haben mittelständische Unternehmen die Qual der Wahl. Eine erste wichtige Frage lautet meistens: Entscheide ich mich für eine branchenspezifische Komplettlösung oder eine flexible und modular aufgebaute Unternehmensplattform?

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, hat EAS MAG in der aktuellen Themenwoche zum Thema „Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen“ einen Gastredakteur an Bord geholt: Normalerweise verantwortet Carsten Schröder als President of Cloud ERP die Go-to-Market- und Vertriebsstrategie von lexbizz, der Cloud-ERP-Plattform von Lexware für den Mittelstand. Diese Woche schlüpft er in die Rolle als Gastredakteur für EAS MAG und interviewt drei Digital- und Softwareberater zum Thema Branchenfit bei modernen ERP-Lösungen. Dabei entlockt Carsten Schröder den Experten hilfreiche Tipps, was Unternehmen bei der Wahl einer ERP-Lösung beachten sollten und wie sie den richtigen Fit für ihre Branche finden können.

Carsten Schröder: Auf dem deutschen  ERP-Markt tummeln sich Hunderte ERP-Hersteller, die für jede Branche eine eigene Lösung anbieten. Als Software- und Digitalberatungshaus mit besonderer Expertise im Großhandel hast du einen differenzierten Überblick. Sollten sich Großhändler eher für eine spezifische Out-of-the-Box-Branchenlösung entscheiden oder eine flexible Cloud-ERP wählen, die sich an die branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lässt?

Thomas Groß: Ein wichtiger Schritt im ERP-Evaluierungsprozess ist sicherlich zu erkennen, ob ein Unternehmen eher von einer vertikalen Out-of-the-box-Lösung profitiert, die wie eine „zweite Haut“ zu den aktuell bestehenden Prozessen passt, oder ob das Unternehmen insgesamt wachsen und sich verändern will, wofür es eher ein „flexibles IT-Gewand“ benötigt. Beides hat Vor- und Nachteile.

„Branchenspezifische Lösungen haben Vor- und Nachteile“

Branchenspezifische Out-of-the-box Lösungen bilden hoch standardisierte Funktionseigenschaften für einige Kernprozesse von Großhandelsunternehmen ab. Der Vorteil: Aufgrund ihres reduzierten Umfangs und ihres Fokus lassen sich Out-of-the-Box-Lösungen vergleichsweise rasch implementieren.  Jedoch fehlt zumeist der integrale Ansatz solcher Lösungen. Nicht alle Bereiche eines Unternehmens sind funktional abgebildet und zumeist fehlen wichtige Querschnittsprozesse, etwa die Integration eines CRM oder die Buchhaltung.

Der Nachteil: Die Synchronisation und Vernetzung aller wichtigen Unternehmensbereiche ist kaum möglich. Stattdessen existieren für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche Insellösungen, die kaum miteinander kommunizieren, Fehlerquellen eröffnen und Abläufe insgesamt lähmen.

Carsten Schröder: Das alles ist sehr schädlich für eine integrierte Digitalisierungsstrategie. Wie lässt sich dem entgegenwirken?

Die Alternative ist eine ERP-Plattform, die alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbildet. Hier haben moderne Cloud-Lösungen die Nase vorn, da sie sich dank ihrer nativen Cloud-Architektur leicht implementieren lassen, über erprobte Standardprozesse verfügen, alle Unternehmensbereiche durch automatisierte Abläufe vernetzen und sich relativ einfach über Schnittstellen erweitern lassen.

Eventuell ist dieser Ansatz initial mit mehr Implementierungsaufwand verbunden, bringt jedoch langfristig viele Vorteile mit sich: Cloud-ERP-Systeme richten das gesamte Unternehmen auf den Geschäftserfolg aus – nicht nur einzelne Teilbereiche. Sie sind auf Skalierung ausgerichtet und lassen sich additiv erweitern. Gerade im innovations- und wettbewerbsstarken Großhandelsumfeld kann diese Offenheit für neue Services entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Und da sie leicht anpassbar sind und sich schrittweise einführen lassen, sind die Prozesse recht schnell wirksam und Unternehmen spüren früh erste Erfolge.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Carsten Schröder: Welche Anforderungen sollten Großhandelsunternehmen bei der Wahl eines ERP-Systems stellen? Worauf sollten sie achten?

Thomas Groß: Die zentralen Kernprozesse von Großhändlern sind der Einkauf und Verkauf von Ware sowie die Logistikabläufe. Folglich muss das richtige ERP-System die essenziellen Funktionseigenschaften vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur logistischen Abwicklung von Kundenaufträgen mitbringen.

„Logistische Abläufe müssen im höchsten Maß effizient sein“

Großhandelsunternehmen managen ihre Ertragssituation oftmals über ihre Kostenstrukturen. Besonders die logistischen Abläufe müssen im höchsten Maße effizient sein. Lagerleerlauf, Lieferengpässe oder Überbestellungen können immensen wirtschaftliche Schäden verursachen. Die Corona-bedingten Lieferkettenprobleme oder die jüngste Sperrung des Suezkanals haben dies deutlich gemacht. Integrierte Digitalisierungstechnologien sind dafür der größte Hebel, ebenso wie die Möglichkeit, Scannerfunktionen für mehr Lieferkettentransparenz oder Fulfillment-Dienstleister für erhöhte Ship-to-Promise-Exzellenz an das ERP-System anbinden zu können.

Auch die Einkaufs- und Verkaufsprozesse sollten in die Automatisierungsstrategie eingebunden werden. Auch vorhersagbare Einkaufsmodelle (Predictive Purchasing) sowie auf Omnichannel ausgerichtete Vertriebsstrategien sollte eine Softwarelösung abbilden können.

Carsten Schröder: Warum sind gerade Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz für den Großhandel gut geeignet?

Thomas Groß: Der Großhandel handelt nicht selten mit Warenmengen, die in die Millionen gehen. Und nicht selten werden gerade die für Großhändler so wichtigen Lagerprozesse noch auf Basis von Papier verwaltet. Mit lexbizz Großhändler ihre wichtigsten Unternehmensprozesse digitalisieren und miteinander vernetzen. Unter Digitalisierung verstehen wir dabei die Automatisierung von Arbeitsprozessen.

„Häufig wird im Großhandel noch auf Basis von Papier gearbeitet“

lexbizz liefert eine Vielzahl von Standardfunktionen, mit denen die Kernprozesse im Großhandel digital transformiert werden. Besonders wichtige Use Cases, die wir bei unseren Kunden sehen, sind etwa die Automatisierung von Bestellprozessen mit automatisierter Verbuchung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen. Darüber hinaus ermöglicht lexbizz die durchgehende Digitalisierung von Warenströmen innerhalb der Logistik. Und dank der mobilen App können Lagermitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter alle Bestände, Lieferverfügbarkeiten und Lieferzeiten jederzeit überblicken und vorausplanen.

Außerdem ist lexbizz in der Lage, vielfältige Lagerstrukturen in einen digitalen Omnichannel-Ansatz zu integrieren und direkt mit der Finanzbuchhaltung zu synchronisieren, etwa durch automatisierte Rechnungs- und Zahlungsprozesse. Das ist besonders hilfreich für Großhändler, die über mehrere Lager verfügen oder Drop-Shipping nutzen wollen, um die Aufträge ihrer vielfältigen Abnehmer – sei es B2B oder B2C – bestmöglich zu erfüllen. So haben sie jederzeit und aus einem System den Überblick über alle Wareneingänge, -ausgänge und den Finanzstatus.

ERP-Systeme Großhändler

Carsten Schröder: Du hast bereits zahlreiche ERP-Projekte von Kunden aus dem Großhandel erfolgreich betreut – auch für lexbizz. Welche Erfahrungen hast du mit der Anpassung der Cloud-ERP lexbizz gemacht? 

Thomas Groß: Die Cloud-ERP lexbizz ist für den Großhandel bestens geeignet. Sie stellt eine hochskalierbare ERP-Plattform zur Verfügung, die sehr viele Standardfunktionen für die Prozesse eines Großhandelsunternehmen abbildet. Somit sind die Voraussetzungen für eine schnelle und effiziente Implementierung bei gleichzeitiger Nutzenmaximierung bei den Kunden sichergestellt.

Da lexbizz sämtliche Funktionsbereiche integriert und digitalisiert, profitieren Anwender von einer deutlichen Kostenreduktion bei den Prozesskosten. Gleichzeitig weist lexbizz eine sehr hohe Usability für die Endanwender auf, was die Anwendung im Alltag vereinfacht und Zeit spart, welche die Mitarbeiter für neue, wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen können.

„Mittels der API können Großhändler Services und Angebote integrieren“

Und dank der offenen API-Struktur können Großhändler flexibel neue Services und Angebote in ihr ERP-System integrieren, etwa neue Shipping-Dienstleister, besondere Konfiguratoren und mehr.

Carsten Schröder: Was sind zukünftige Herausforderungen, die Großhandelsunternehmen auf dem Schirm haben sollten? Und was bedeuten diese für die Unternehmens-IT?

Thomas Groß:  Großhändler stehen vor der Aufgabe, ihre Absatzkanäle auf Basis von digitalen Strategien zu erweitern, um etwa dem Druck von Herstellern oder großen Plattformen wie Amazon zu entgehen, die ihr eigenes Direktgeschäft aufbauen und die Mediatoren-Position des Großhandels disruptiveren.

Die damit einhergehende Expansion in neue Verkaufskanäle verlangt auch eine kapitalorientierte Lagerstrukturoptimierung, verbunden mit digitalen Einkaufsprozessen. Gerade der Absatz von Produkten auf digitalen Marktplätzen verlangt absolute Präzision, denn Amazon, eBay, Otto und Co. erwarten hohe Geschäftsstandards, pünktliche und verlässliche Lieferung und Retouren. Das gelingt nur mit professionellen technischen Prozessen, die ein leistungsstarkes ERP-System bietet.

Die digitale Vernetzung der Funktionsbereiche und Teilprozesse im Kontext der Kostenoptimierung bei gleichzeitigem Wachstum wird somit zur zentralen strategischen Herausforderung im Großhandel.

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